Ein Familienunternehmen mit globaler Präsenz
Das Schweizer Unternehmen Vitra produziert und vertreibt formschöne, hochwertige Wohn- und Büromöbel. Das Familienunternehmen der dritten Generation ist weltweit präsent. Neben dem Hauptsitz in Birsfelden, Schweiz, ist Weil am Rhein, Deutschland, ein wichtiger Standort für Vitra — hier befinden sich der Vitra Campus und das Vitra Design Museum.
Das zentrale HR-Team in Weil am Rhein führte 2022 die digitale Mitarbeiterakte von Centric in Deutschland und der Schweiz ein. Derzeit sind rund 1.000 Dateien mit vollständig digitalisierten Mitarbeiterdokumenten in Centric Employee File gespeichert.
Die größeren internationalen Standorte werden folgen: Nach der Implementierung von Centric Employee File in Ungarn werden unter anderem Tochtergesellschaften in Finnland und Japan umgestellt.
Centric Employee File ist vollständig in SAPSuccessFactors integriert
Die Verfügbarkeit verschiedener Sprachpakete war ein wichtiger Pluspunkt der Lösung von Centric bei der Softwareauswahl.
Die nahtlose Integration der Software in die bestehende Systemumgebung war ebenfalls eine zentrale Anforderung. Hier beeindruckte Centric Employee File Vitra mit seiner engen SAP-Integration und einer direkten Schnittstelle zu SuccessFactors. So können beispielsweise Stammdaten von SAP und SuccessFactors automatisch in die digitale Mitarbeiterakte importiert werden. Das erleichtert auch die Implementierung und Verwaltung, wie Vladimir Khatlamadjian, der für SuccessFactors verantwortliche IT-Experte bei Vitra, erklärt:
Wir können das Rollen- und Autorisierungskonzept von SuccessFactors auch für Centric Employee File verwenden, sodass wir nicht alles zweimal konfigurieren müssen.
Nicht zuletzt sprach auch die einfach zu bedienende SAP-FIORI-Oberfläche für die Wahl von Centric Employee File. Die Anwender aus dem HR-Serviceteam, die an der Software-Evaluierung teilnahmen, waren von der klaren, leicht verständlichen Struktur und Benutzerführung beeindruckt und bevorzugten daher auch die Centric-Lösung.
Schrittweise Umsetzung
Im August 2022 wurde die Centric-Lösung implementiert und konfiguriert. Der IT-Experte des Unternehmens, Vladimir Khatlamadjian, der eng mit den Beratern von Centric zusammenarbeitete, lobte deren einfache Verfügbarkeit und schnelle Umsetzung der Anforderungen. Ein wöchentliches Treffen des Personal- und IT-Projektteams mit Centric ermöglichte ebenfalls eine effektive Implementierung.
Das Team richtete die Lösung als digitalen Zwilling in einem Produktionstestsystem ein. Parallel zur Implementierung digitalisierte ein Scandienstleister die umfangreichen Mitarbeiterakten. Vitra konnte dann im Dezember 2022 die Lösung mit den importierten Dateien in Deutschland und der Schweiz einsetzen. Nach der Implementierung in Ungarn wird die Lösung in anderen Tochtergesellschaften, beispielsweise in Finnland und Japan, in den Landessprachen eingeführt.
Einfacher Zugriff, Informationen immer auf dem neuesten Stand
Während des Customizing-Prozesses betonte Projektleiterin Laura Diodene, HR Business Partner bei Vitra, dass die in der digitalen Mitarbeiterakte verwendeten Ordner und Dokumente auf dem durchdachten System der vorhandenen Papierakten basieren sollten, damit sich die Nutzer schnell zurechtfinden. Die rund 15 HR-Anwender, die regelmäßig mit Centric Employee File arbeiten, wurden intern geschult. Für Mitarbeiter, die auf ihre eigene Datei zugreifen können, war die vom HR-Team im Unternehmensportal erstellte Dokumentation alles, was sie brauchten.
Die Tatsache, dass Mitarbeiter ihre eigenen Dateien jetzt selbst einsehen können, bietet eine enorme Zeit- und Ressourcenersparnis. Laura Diodene nennt ein Beispiel: „Seit wir damit begonnen haben, die digitale Gehaltsabrechnung auf Centric Employee File hochzuladen, haben wir nur gelegentlich Dokumente per Post versendet. In der digitalen Mitarbeiterakte sind die Dokumente unserer Mitarbeiter immer aktuell, vollständig und jederzeit verfügbar.“
Weil alle Mitarbeiterdokumente an einem Ort abgerufen werden können und die benötigten Dokumente mit nur wenigen Klicks zusammengestellt oder gespeichert werden, entfallen viele Routineaufgaben, wie das Ausleihen von Dateien, das Suchen, Kopieren oder der Gang ins Archiv, gerade im Bereich Personaldienstleistungen. Damit gehören auch Schreibtische voller Papierakten der Vergangenheit an und die Mitarbeiterakte ist immer vollständig und aktuell.
Beschleunigte HR-Prozesse
Durch den einfachen Zugriff auf die Dokumente kann das HR-Team nun alle Prozesse im Zusammenhang mit der digitalen Mitarbeiterakte schnell und effizient abschließen. Mitarbeiter können mehr ihrer eigenen Anfragen selbst bearbeiten — sie können ihren Arbeitsvertrag einsehen und alte Gehaltsabrechnungen oder andere Dokumente ausdrucken. Manager können auch direkt auf die erforderlichen Personalinformationen ihrer Mitarbeiter zugreifen und sich beispielsweise Änderungen an Verträgen oder Vereinbarungen selbst ansehen. Alle Prozesse basieren auf SAP-Sicherheitsstrukturen und sind DSGVO-konform. Sie bieten sicheren Zugriff und ein Höchstmaß an Datenschutz.
