Für Angela Gerau, Quality Manager Payroll bei der Condor Flugdienst GmbH, liegt die Sache auf der Hand:
„Lohndaten zu prüfen ist unmittelbare Qualitätssicherung. Ohne dies übersieht man Unregelmäßigkeiten in der Abrechnung viel zu leicht. Unzufriedene Mitarbeitende bis hin zu finanziellen und reputativen Schäden wären die Folge.“
In einem Unternehmen wie Condor mit ihren über 5.000 Beschäftigten manuell kontrollieren zu wollen, wo Unregelmäßigkeiten auftauchen, wäre allerdings für die Lohnbuchhaltung extrem zeitaufwändig. Solche Fehler oder Unregelmäßigkeiten können vielfältig sein. Manchmal reicht schon eine neue Systemkonfiguration, die unvorhergesehene Auswirkungen auf Gehaltsabrechnungen haben kann. Eine falsche Auszahlung aber spricht sich schnell herum. Misstrauen entsteht, die Glaubwürdigkeit der Entgeltabrechnung ist beschädigt.
Umfassende Qualitätssicherung
Um es gar nicht so weit kommen zu lassen, vertraut Condor auf die Centric-Prüftools PLK, PLX, INF und VBT2. Sie bilden die Grundlage für eine umfassende Qualitätssicherung in der Lohnabrechnung. Dank umfassender Dokumentation sind alle relevanten Informationen kompakt an einem Ort verfügbar.
Angela Gerau:
„Mit den Centric-Tools erkennen wir Fehler frühzeitig und können sie sofort korrigieren. Das ist entscheidend, um die Integrität der Lohnabrechnung zu gewährleisten.“
Jedes Tool hat dabei eine spezifische Funktion. In Kombination schaffen die Tools eine robuste Prüfumgebung. PLK als Prüfungslogik-Komponente und PLX für die Auswertung arbeiten Hand in Hand. PLK führt die eigentlichen Prüfungen der Gehaltsabrechnung sowie der Stammdaten durch und überführt die Ergebnisse an PLX, wo sie von den Kolleginnen und Kollegen in der Lohnabrechnung abgearbeitet werden. In den Prüftools lassen sich Schwellenwerte definieren, die vor ungewöhnlichen Rückrechnungen oder zu hohen oder niedrigen Zahlungen warnen, bevor sie getätigt werden. Dies ermöglicht es, genauer hinzusehen und bei Bedarf Korrekturen vorzunehmen, und zwar vor der Abrechnung.
„Die Nutzung von PLK/PLX hat sich über Jahre bewährt und trägt maßgeblich zur Sicherheit und Ruhe im Abrechnungsprozess bei“,
erklärt Angela Gerau.
INF und VBT2 für detaillierte Prüfungen
Für noch komplexere Prüfaufgaben setzt Condor die spezialisierten Tools INF und VBT2 ein. INF wertet Infotypen, Felder und Feldinhalte in der Personaladministration aus und ermöglicht Einzel- wie Massendatenänderungen am Personalstamm durch direkte Änderung oder Erstellung von Batch-Inputs. Es fungiert wie eine erweiterte Filterfunktion. Man kann beispielsweise Mitarbeitende in Altersteilzeit identifizieren, die gleichzeitig Kinder haben, was für spezielle Prüfungen im Kontext der Pflegeversicherung relevant sein könnte.
Das Vergleichs- und Berechnung-Tool VBT2 unterstützt Condor bei der Suche nach nicht vorhandenen Infotypen. Während das Fehlen grundlegender Infotypen wie Sozialversicherung oder Steuer sofort zu Abrechnungsfehlern führt, gibt es andere wichtige oder kundeneigene Infotypen, deren Fehlen unbemerkt bleiben könnte. Bei Condor deckt VBT2 solche vergessenen Anlagevorgänge auf.
Klare Kommunikation und Usability
Anbieter von Prüftools gibt es einige. Bei Centric schätzt Condor die besondere Nähe zu SAP. Will heißen, der Hersteller kennt das ERP-System, die gelieferten Daten und die von SAP eingespielten Neuerungen genau und berücksichtigt diese bei den Prüfungen. So sind die Prüftools stets aktuell und kompatibel mit den SAP-Systemen.
Ein weiterer entscheidender Vorteil für die rund zehn Mitarbeitenden der Payroll-Abteilung ist das klare Wording der Hinweise. Angela Gerau:
„Im Gegensatz zur oft technischen SAP-Sprache liefert Centric verständliche Beschreibungen der Hinweise, die speziell für Beschäftigte in der Entgeltabrechnung konzipiert sind. Die nutzerfreundliche Sprache und die hinterlegten Zusatzinformationen, die erklären, was und warum etwas geprüft wird, machen die Tools besonders zugänglich und effizient.“
Individuelle Anpassung der Prüfregeln
Die Prüftools von Centric werden mit Standardregeln ausgeliefert, die sich im Anschluss individuell anpassen lassen. Davon hat auch Condor reichlich Gebrauch gemacht. So werden Hinweise, die für das Unternehmen nicht relevant sind (z. B. Kindergeld, da es keine Behörde ist), ausgeblendet. Auch Dopplungen von Prüfungen, die bereits durch andere Tools abgedeckt sind (AAG, EEL und ÜV-Verfahren), werden vermieden.
Darüber hinaus hat Condor gemeinsam mit dem Centric-Projektteam eigene Hinweise etabliert, darunter die Prüfung von zu hohen Zahlungen bei bestimmten Lohnarten oder die Identifizierung von Mitarbeitenden, die sozialversicherungsbefreit sind.
„Auch im Bereich der Minijob-Regelungen wurden unsere spezifischen Anforderungen berücksichtigt. Dies zeigt die Reaktionsfähigkeit und den Kundenfokus von Centric“,
freut sich Angela Gerau.
Denn die Qualitätsmanagerin weiß um das häufige Problem, dass IT und Fachbereich unterschiedliche Sprachen sprechen. Centric hat diese Lücke geschlossen, fungiert als Übersetzer und löst Kundenanliegen schnell und effektiv. Durch die automatisierten Prüfungen spart die Payroll-Abteilung erheblich an Zeit und Ressourcen. Und sie ist bestmöglich auf die regelmäßigen Audits durch Wirtschaftsprüfer vorbereitet, indem Nachverfolgung und Behebung von Fehlern lückenlos dokumentiert sind. Dies schafft Vertrauen und bestätigt die hohe Qualität der Lohnabrechnungsprozesse.
