aemplic Scan Services ist ein professioneller Digitalisierungsdienst für physische Personalakten und HR-Dokumente. Er richtet sich an Personalabteilungen in Unternehmen, die papierbasierte Unterlagen in digitale Mitarbeiterakten umwandeln möchten. aemplic übernimmt den gesamten Prozess als Komplettlösung – von der Abholung und Vorbereitung über die Digitalisierung bis hin zur Bereitstellung – einschließlich eines maßgeschneiderten Digitalisierungskonzepts.

Zunächst wird auf Grundlage Ihrer Anforderungen ein maßgeschneidertes Digitalisierungskonzept erstellt. aemplic übernimmt anschließend die Abholung, Aufbereitung, Digitalisierung und Zuordnung der Personalakten gemäß Ihren Vorgaben. Eine Vorsortierung oder Vorbereitung durch den Kunden ist nicht erforderlich. Die digitalisierten Dokumente werden automatisch an der richtigen Stelle in der digitalen Personalakte abgelegt. Nach der Digitalisierung entscheiden Sie, was mit den Papierakten geschehen soll: Aufbewahrung, Vernichtung oder Rückgabe.

Scan2Employee File ist die Scan-Software von aemplic, die beim Inhouse-Scan von HR-Dokumenten bestehende Multifunktionsgeräte erweitert. Der Archivierungsprozess wird direkt am Scanner gestartet und erfordert nur minimale manuelle Eingaben, wodurch Fehler und Kosten reduziert werden. Dokumente können mit Barcodes versehen werden, die als Platzhalter in der Personalakte dienen – beispielsweise wenn eine Unterschrift noch aussteht. Sobald das unterschriebene Dokument gescannt wurde, erkennt die Software den Barcode und legt es automatisch in der richtigen Akte ab.

Beim Scan werden Dokumente anhand eindeutiger Metadaten – etwa Personalnummer, Employee ID und Dokumentart – der passenden digitalen Personalakte zugeordnet. Je nach Projektsetup können diese Informationen über Barcodes, Importlisten, Dateinamen oder eine KI-gestützte Klassifizierung bereitgestellt werden. Nicht eindeutig erkannte Dokumente werden zur Prüfung ausgesteuert, damit keine Unterlagen falsch abgelegt werden.

Der Transport, die Bearbeitung und die Zustellung des Dokumentenbestands erfolgen vollständig im Einklang mit der DSGVO und entsprechen den höchsten Sicherheitsstandards. Die Personalunterlagen werden an ihrem neuen Bestimmungsort sicher und fachgerecht digitalisiert und den jeweiligen digitalen Personalakten zugeordnet.

Ja. aemplic bietet auch nach der anfänglichen Digitalisierung des Bestands Scan-Optionen an, darunter auch„Scan on Demand“: Einzelne vorrangige Akten werden während eines laufenden Digitalisierungsprojekts innerhalb von 24 Stunden zur Verfügung gestellt. Neu digitalisierte Unterlagen werden automatisch in die digitale Personalakte hochgeladen.