Une entreprise familiale présente dans le monde entier
L'entreprise suisse Vitra fabrique et distribue des meubles de maison et de bureau magnifiquement conçus et de haute qualité. L'entreprise familiale de troisième génération est présente dans le monde entier. Outre le siège social de Birsfelden, en Suisse, Weil am Rhein, en Allemagne, est un site important pour Vitra : on y trouve le Vitra Campus et le Vitra Design Museum.
L'équipe RH centrale de Weil am Rhein a introduit le dossier numérique des employés de Centric en Allemagne et en Suisse en 2022. Actuellement, environ 1 000 fichiers contenant des documents d'employés entièrement numérisés sont stockés dans Centric Employee File.
Les plus grands sites internationaux devraient suivre la tendance suivante : suite à la mise en œuvre de Centric Employee File en Hongrie, les filiales en Finlande et au Japon, entre autres, vont changer de siège.
Centric Employee File est entièrement intégré à SAPSuccessFactors
La disponibilité de différents packages linguistiques a constitué un avantage majeur de la solution de Centric lors du processus de sélection du logiciel.
L'intégration parfaite du logiciel dans l'environnement système existant était également une exigence essentielle. À cet égard, Centric Employee File a impressionné Vitra par son intégration étroite avec SAP, avec une interface directe avec SuccessFactors. Par exemple, les données de base de SAP et de SuccessFactors peuvent être automatiquement importées dans le dossier numérique des employés. Cela facilite également la mise en œuvre et l'administration, comme l'explique Vladimir Khatlamadjian, l'expert informatique de Vitra responsable de SuccessFactors :
Nous pouvons également utiliser le concept de rôles et d'autorisations de SuccessFactors pour Centric Employee File, afin de ne pas avoir à tout configurer deux fois.
Enfin, l'interface SAP FIORI, facile à utiliser, a également constitué un argument en faveur du choix de Centric Employee File. Les utilisateurs de l'équipe du service RH qui ont participé à l'évaluation du logiciel ont été impressionnés par la structure claire et facile à comprendre et par la navigation utilisateur et ont donc également privilégié la solution Centric.
Mise en œuvre par étapes
En août 2022, la solution Centric a été mise en œuvre et configurée. L'expert informatique de l'entreprise, Vladimir Khatlamadjian, qui a travaillé en étroite collaboration avec les consultants de Centric, a fait l'éloge de leur disponibilité facile et de leur mise en œuvre rapide des exigences. Une réunion hebdomadaire de l'équipe de projet RH et informatique avec Centric a également permis une mise en œuvre efficace.
L'équipe a configuré la solution sous forme de jumeau numérique dans un système de test en production. Parallèlement à la mise en œuvre, un fournisseur de services de numérisation a numérisé les nombreux dossiers des employés. Vitra a ensuite pu commencer à utiliser la solution avec les fichiers importés en Allemagne et en Suisse en décembre 2022. Après la mise en œuvre en Hongrie, la solution sera déployée dans d'autres filiales, par exemple en Finlande et au Japon, dans les langues locales.
Accès facile, informations toujours à jour
Au cours du processus de personnalisation, la chef de projet Laura Diodene, HR Business Partner chez Vitra, a souligné que les dossiers et les documents utilisés dans le dossier numérique des employés devaient être basés sur le système bien pensé des fichiers papier existants afin que les utilisateurs puissent s'y retrouver rapidement. La quinzaine d'utilisateurs RH qui travaillent régulièrement avec Centric Employee File ont été formés en interne. Pour les employés qui peuvent accéder à leur propre dossier, la documentation créée par l'équipe des ressources humaines sur le portail de l'entreprise était tout ce dont ils avaient besoin.
Le fait que les employés puissent désormais consulter eux-mêmes leurs propres fichiers permet de réaliser d'énormes économies de temps et de ressources. Laura Diodene donne un exemple : « Depuis que nous avons commencé à télécharger la paie numérique dans Centric Employee File, nous n'avons envoyé des documents qu'occasionnellement par la poste. Dans le dossier numérique des employés, les documents de nos employés sont toujours à jour, complets et disponibles à tout moment. »
Étant donné que tous les documents des employés sont accessibles en un seul endroit et que les documents requis sont compilés ou stockés en quelques clics, de nombreuses tâches de routine, telles que l'emprunt de fichiers, la recherche, la copie ou l'accès aux archives, sont obsolètes, en particulier dans le domaine des services RH. Cela signifie également que les bureaux remplis de dossiers papier appartiennent désormais au passé et que le dossier des employés est toujours complet et à jour.
Processus RH accélérés
L'accès facile aux documents signifie que l'équipe des ressources humaines peut désormais effectuer rapidement et efficacement tous les processus liés au dossier numérique des employés. Les employés peuvent gérer eux-mêmes davantage de leurs demandes : ils peuvent consulter leur contrat de travail et imprimer d'anciens bulletins de paie ou d'autres documents. Les responsables peuvent également accéder directement aux informations RH requises concernant leurs employés et, par exemple, ils peuvent examiner eux-mêmes les modifications apportées aux contrats ou aux accords. Tous les processus sont basés sur les structures de sécurité SAP et sont conformes au RGPD, avec un accès sécurisé et le plus haut niveau de protection des données.
