Eine elektronische Signatur ist das digitale Äquivalent einer handschriftlichen Signatur, mit der digitale Dokumente rechtsverbindlich signiert werden. Wie eine handschriftliche Unterschrift stellt sie eine verbindliche Absichtserklärung des Unterzeichners dar und ist in den meisten Ländern rechtlich anerkannt. In der EU regelt die eIDAS-Verordnung ihre Art und Verwendung.

Die eIDAS-Verordnung unterscheidet drei Arten von elektronischen Signaturen: einfache, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen. Alle drei sind in der EU gesetzlich anerkannt; sie unterscheiden sich in Bezug auf den Grad der Identitätsprüfung und die Beweiskraft. Die Lösung von aemplic unterstützt die eIDAS-konforme Verwendung dieser Signaturtypen im HR-Kontext.

aemplic bietet eine Plug-and-Play-Integration von DocuSign, Adobe Sign und anderen Diensten direkt in den SAP-integrierten Document Builder. Durch eine umfassende DocuSign-API-Integration werden Signaturprozesse direkt aus dem Workflow zur Dokumentenerstellung heraus ausgelöst, sodass manuelle Schritte in DocuSign entfallen. Als ISV DocuSign-Partner liefert aemplic alle notwendigen Komponenten aus einer Hand.

Ist der Signaturvorgang abgeschlossen, werden signierte Personaldokumente automatisch dort abgelegt, wo sie hingehören — in der entsprechenden digitalen Mitarbeiterakte. Signieren und Archivieren sind Teil desselben Prozesses; eine manuelle Ablage oder ein erneutes Scannen ist nicht erforderlich.

Dokumente können standortunabhängig signiert werden — vom Home-Office-Computer aus oder unterwegs. Dies beschleunigt Signaturprozesse wie das Versenden von jährlichen Bonusbriefen beim Zusammenführen von Postsendungen und stellt sicher, dass auch zeitkritische Signaturen termingerecht erfolgen. Da aemplic die DocuSign-Integration als ISV-Partner aus einer Hand anbietet, werden Projektrisiko und Kosten reduziert. Bestehende DocuSign-Lizenzen und -Kontingente können weiterhin verwendet werden.

Die E-Signatur-Funktion ist Teil der SAP-integrierten Dokumentenprozesse von aemplic, die als SaaS auf der SAP Business Technology Platform (BTP) in einem deutschen Rechenzentrum in Frankfurt laufen und regelmäßigen externen Penetrationstests gemäß den OWASP Top 10- und BSI-IT-Grundschutzstandards unterzogen werden. Signierte Dokumente folgen den bestehenden Autorisierungs- und Signatur-Workflows und werden vollständig gesetzeskonform in der digitalen Mitarbeiterakte gespeichert.