Die COVID-19-Pandemie und die Nachfrage, unterwegs und nicht nur direkt im Büro mit Dateien arbeiten zu können, haben uns gezeigt, dass wir den Fernzugriff auf alle Dateien ermöglichen müssen — auch, wenn ein Manager sie sich beispielsweise ausleihen möchte.
Rollout-Strategie: Schrittweiser Ausbau zur Komplettlösung
Die digitale Ablagelösung Centric Employee File wurde im ersten Halbjahr 2022 implementiert. Gleichzeitig wurden 500 Papierdateien gescannt und in das System importiert. Dank des Scan2EmployeeFile-Moduls können HR-Benutzer jetzt E-Mail-Anhänge oder Dokumente, die mit einem Multifunktionsdrucker gescannt wurden, digital an der richtigen Stelle ablegen. Ende 2022 wurde der Centric Document Builder für die automatisierte Dokumentenerstellung hinzugefügt, und im Sommer 2023 kam die DocuSign-Integration für digitale Signaturen hinzu.
Das HR-Team entschied sich in einer Ausschreibung, die eine detaillierte Anforderungsliste enthielt, für die digitale Dateilösung von Centric. Es war genau die richtige Entscheidung für AMANN, wie Personalleiterin Stephanie Sauer im Nachhinein bestätigt: „Wir würden alles wieder genauso machen.“
Bei der Bewertung der Anbieter schnitt Centric als Generalunternehmer, der auch einen Scanservice für die Digitalisierung von Papierakten anbot, sehr gut ab. Weitere wichtige Vorteile waren die enge SAP-Integration, die intuitive Benutzeroberfläche und die zukunftssichere Technologie, die der Lösung von Centric zugrunde liegt. Bei AMANN sind die Cloud-basierten Produkte von Centric in SAP HCM integriert.
Gut geplante Implementierung von Document Builder und Employee File
AMANN verwendet seit mehreren Jahren auch die Compliance-Produkte von Centric, um seine Gehaltsabrechnung in SAP HCM zu überprüfen. Das Unternehmen weiß daher, dass Centric ein zuverlässiger Produkt- und Implementierungspartner ist. Die Zusammenarbeit bei der Einführung der digitalen Mitarbeiterakte verlief erwartungsgemäß. Silke Schweiker, Leiterin Payroll & Administration, hebt insbesondere das transparente Projektmanagement und die wöchentlichen Treffen mit Centric und der internen IT-Abteilung als Faktoren hervor, die zum Erfolg des Projekts beigetragen haben.
Die intensiven Vorbereitungen des HR-Teams ermöglichten auch eine zügige Umsetzung. So sahen sie sich beispielsweise vor der Digitalisierung alle Dateien an, verwarfen einige oder brachten sie auf den neuesten Stand und definierten frühzeitig die zukünftige Dateistruktur. Centric Employee File wurde mit 500 digitalisierten Personalakten auf den Markt gebracht. Seitdem wurden weitere 100 Dateien hinzugefügt, und es ist geplant, weitere 100 hinzuzufügen.
Wenige Monate nach der Einführung der Ablagelösung kam der Document Builder zur automatisierten Dokumentenerstellung hinzu. Zunächst erstellte das Team einfache Dokumente wie Glückwunschschreiben, bevor es nach und nach komplexere Dokumente wie Gehaltserhöhungsschreiben oder Kündigungsbestätigungen mit den entsprechenden Anhängen integrierte.
Probleme wie Datensicherheit, DSGVO-Konformität und Löschfristen werden jetzt optimal behandelt.
Silke Schweiker, Leiterin Lohnbuchhaltung und Verwaltung, AMANN Group
Effiziente Arbeitsabläufe
Der Hauptvorteil der Digitalisierung besteht darin, dass alle HR-Mitarbeiter nun jederzeit Zugriff auf die Mitarbeiterakten haben, auch an verschiedenen Standorten. „Sie können die Dokumente sofort in den jeweiligen Dateien ablegen und archivieren. Sie sind immer auf dem neuesten Stand „, sagt Silke Schweiker. „Auch Themen wie Datensicherheit, DSGVO-Konformität und Löschfristen werden jetzt optimal behandelt.“ Die Option, Dateien einfach an Vorgesetzte auszuleihen, ist auch im Geschäftsleben hilfreich. Darüber hinaus ermöglicht die Volltextsuche, dass bestimmte Informationen oder Dokumente sofort gefunden und abgerufen werden können. Papierstapel, die nur direkt im Büro bearbeitet werden können, gehören der Vergangenheit an.
Automatisierung bietet Sicherheit
Bei AMANN wurde das volle Potenzial der Automatisierung durch das Zusammenspiel der integrierten Centric-Tools ausgeschöpft. Ein Beispiel betrifft Gehaltserhöhungsschreiben. Heute werden diese auf Anfrage des Vorgesetzten mit dem Document Builder erstellt. Das System stellt die richtigen Textbausteine auf dem aktuellen Briefpapier zur Verfügung und überträgt die Stammdaten und die Gehaltsstufe aus SAP. Der DocuSign-Workflow wird dann verwendet, um die erforderlichen Signaturen einzuholen. Damit gehören die Suche nach Briefvorlagen und Gehaltsgruppen, das Weiterleiten von Dokumenten per interner Post, das Anfertigen von Fotokopien, das Archivieren von Unterlagen oder das Anfertigen von Notizen für die Weiterleitung und Wiedervorlage der Vergangenheit an. Stattdessen werden Prozesse in definierten Workflows termingerecht abgeschlossen, das Fehlerrisiko wird deutlich minimiert und die Beteiligten wissen jederzeit, wo das Dokument bearbeitet wird.
