La pandémie de COVID-19 et la nécessité de pouvoir travailler sur des fichiers en déplacement, et pas seulement directement au bureau, nous ont montré que nous devions permettre l'accès à distance à tous les fichiers, même lorsqu'un responsable souhaite les emprunter, par exemple.
Stratégie de déploiement : extension progressive vers une solution complète
La solution de classement numérique Centric Employee File a été mise en œuvre au premier semestre 2022. Dans le même temps, 500 fichiers papier ont été scannés et importés dans le système. Grâce au module Scan2EmployeeFile, les utilisateurs des ressources humaines peuvent désormais classer numériquement les pièces jointes des e-mails ou les documents numérisés avec une imprimante multifonction au bon endroit. Fin 2022, le Centric Document Builder a été ajouté pour la création automatique de documents, et à l'été 2023, l'intégration de DocuSign pour les signatures numériques a été ajoutée.
L'équipe des ressources humaines a sélectionné la solution de gestion des fichiers numériques de Centric dans le cadre d'un appel d'offres qui comprenait une liste détaillée des exigences. C'était la bonne décision pour AMANN, comme le confirme rétrospectivement la responsable des ressources humaines Stephanie Sauer : « Nous ferions à nouveau exactement de la même manière ».
Lors de l'évaluation des fournisseurs, Centric a obtenu de bons résultats en tant que contractant général proposant également un service de numérisation pour la numérisation de fichiers papier. Parmi les autres avantages clés, citons l'étroite intégration avec SAP, l'interface utilisateur intuitive et la technologie évolutive qui sous-tend la solution de Centric. Chez AMANN, les produits cloud de Centric sont intégrés à SAP HCM.
Mise en œuvre bien planifiée de Document Builder et de Employee File
AMANN utilise également les produits de conformité de Centric pour vérifier sa comptabilité des salaires dans SAP HCM depuis plusieurs années. L'entreprise sait donc que Centric est un produit fiable et un partenaire de mise en œuvre. La coopération lors de l'introduction du dossier numérique des employés s'est déroulée comme prévu. Silke Schweiker, responsable de la paie et de l'administration, met particulièrement l'accent sur la gestion transparente du projet et les réunions hebdomadaires programmées avec Centric et le service informatique interne comme facteurs qui ont contribué au succès du projet.
Les préparatifs intensifs de l'équipe des ressources humaines ont également facilité sa mise en œuvre rapide. Par exemple, avant la numérisation, ils ont examiné tous les fichiers, en ont supprimé certains ou les ont mis à jour, et ont défini la future structure des fichiers à un stade précoce. Centric Employee File a été lancé avec 500 dossiers personnels numérisés ; 100 autres fichiers ont depuis été ajoutés et des plans sont en cours pour en ajouter 100 autres.
Quelques mois après le déploiement de la solution de classement, le générateur de documents pour la création automatique de documents a été ajouté. Dans un premier temps, l'équipe a mis en place des documents simples, tels que des lettres de félicitations, avant d'intégrer progressivement des documents plus complexes, tels que des lettres d'augmentation de salaire ou des confirmations de licenciement avec les pièces jointes correspondantes.
Les problèmes tels que la sécurité des données, la conformité au RGPD et les délais de suppression sont désormais traités de manière optimale.
Silke Schweiker, responsable de la comptabilité et de l'administration des salaires, AMANN Group
Des processus de travail efficaces
Le principal avantage de la numérisation est que tous les employés des ressources humaines ont désormais accès aux dossiers des employés à tout moment, même sur différents sites. « Vous pouvez immédiatement classer et archiver les documents dans les dossiers correspondants. Ils sont toujours à jour », explique Silke Schweiker. « Les problèmes tels que la sécurité des données, la conformité au RGPD et les délais de suppression sont désormais également traités de manière optimale. » La possibilité de simplement prêter des fichiers aux responsables hiérarchiques est également utile dans le monde des affaires. En outre, la fonction de recherche en texte intégral permet de trouver des informations ou des documents spécifiques et d'y accéder immédiatement. Les piles de papier qui ne peuvent être traitées que directement au bureau appartiennent au passé.
L'automatisation apporte de la sécurité
Chez AMANN, tout le potentiel de l'automatisation est apparu grâce à l'interaction des outils intégrés de Centric. Les lettres d'augmentation de salaire en sont un exemple. Aujourd'hui, ceux-ci sont créés à l'aide du Document Builder à la demande du responsable hiérarchique. Le système fournit les modules de texte appropriés sur le papier à lettres actuel et transfère les données de base et le niveau de rémunération depuis SAP. Le flux de travail DocuSign est ensuite utilisé pour obtenir les signatures nécessaires. Ainsi, la recherche de modèles de lettres et de niveaux de rémunération, la transmission de documents par courrier interne, la création de photocopies, le classement de documents ou la prise de notes à transmettre et à soumettre à nouveau appartiennent désormais au passé. Au lieu de cela, les processus sont achevés dans les délais prévus dans des flux de travail définis, le risque d'erreur est considérablement réduit et les personnes impliquées savent à tout moment où le document est traité.
