SCAN
Services de numérisation
Numérisez rapidement et en toute sécurité les dossiers du personnel
Vous avez encore des dossiers papier ? Au sein d'aemplic HR Document Processes, nous prenons en charge la numérisation sécurisée de vos documents personnels, avec l'aide d'un partenaire de service ou par vous-même à l'aide de vos appareils multifonctions
Du papier directement au dossier personnel numérique
La transformation de vos processus RH pose de nombreux défis en termes de temps et de ressources humaines de votre entreprise. L'une des tâches les plus fastidieuses liées à l'introduction des dossiers personnels numériques est la numérisation des dossiers et documents personnels physiques. Pour vous aider dans cette tâche importante, nous avons développé des services de numérisation professionnels qui libèrent vos précieuses ressources.
Obtenez l'application et le concept de numérisation personnalisé de notre part en tant que solution unique ! Envoyez vos documents personnels directement dans le dossier personnel numérique de manière sécurisée et rapide.
Fichier Scan2Employee
- Nous mettons à votre disposition une application qui vous permet de transférer facilement et efficacement des documents papier, tels que ceux reçus des autorités, vers des fichiers personnels numériques sous forme numérique : notre logiciel de numérisation de fichiers Scan2Employee vous permet d'étendre vos appareils multifonctions existants.
- Le processus d'archivage est lancé directement à partir de l'appareil de numérisation et, grâce au logiciel, seules quelques saisies manuelles sont nécessaires. Cela réduit le risque d'erreurs et réduit les coûts.
- Lors de la numérisation, des codes-barres peuvent être ajoutés aux documents papier, qui restent ensuite comme espaces réservés dans le dossier personnel numérique. Cela peut être utile, par exemple, si une signature est toujours manquante.
- Une fois le document signé puis scanné, le logiciel reconnaît le code-barres et classe automatiquement le document dans le dossier personnel approprié.
- Les documents peuvent également être numérisés par lots. Dans ce cas, les scans aboutissent dans la boîte de réception générale du dossier personnel. Ils y sont triés et attribués manuellement. Le service de classification intelligent basé sur l'IA d'aemplic peut également être utilisé pour classer et attribuer automatiquement les documents.
Vos avantages
- Concept de numérisation personnalisé
- Soulagement des ressources internes en matière de numérisation et d'indexation des documents
- Pas de tri préalable ni de préparation des fichiers par le client
- Options de capture même après la numérisation initiale de l'inventaire
- Téléchargement automatique des inventaires récemment numérisés dans le dossier numérique du personnel
- Numérisation à la demande : fourniture prioritaire de fichiers individuels lors de la numérisation de l'inventaire dans les 24 heures
- Transport, traitement et mise à disposition de l'inventaire des fichiers conformément au RGPD et aux normes de sécurité les plus strictes
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FAQ
Frequently Asked Questions About Personnel File Scanning and Scan Services
aemplic Scan Services is a professional digitization service for physical personnel files and HR documents. It is designed for HR departments in organizations that want to convert paper-based records into a digital employee file. aemplic manages the entire process as a complete solution — from collection and preparation through digitization to assignment — including a tailored digitization concept.
First, a tailored digitization concept is created based on your requirements. aemplic then handles collection, preparation, digitization, and assignment of personnel files according to your specifications. No pre-sorting or preparation by the customer is needed. The digitized documents are automatically placed in the correct location within the digital employee file. After digitization, you decide what happens to the paper files: storage, destruction, or return.
Scan2Employee File is aemplic's scanning software that extends existing multifunction devices. The archiving process is initiated directly at the scanner and requires only minimal manual input, reducing errors and costs. Documents can be tagged with barcodes that serve as placeholders in the employee file — for example, when a signature is still pending. Once the signed document is scanned, the software recognizes the barcode and automatically files it in the correct record.
During the scanning process, documents are assigned to the appropriate digital personnel file based on unique metadata—such as personnel number, employee ID, and document type. Depending on the project setup, this information can be provided via barcodes, import lists, file names, or AI-powered classification. Documents that cannot be unambiguously identified are flagged for review to ensure that no documents are filed incorrectly.
Transport, processing, and delivery of the document inventory are fully GDPR-compliant and follow the highest security standards. Personnel documents are securely and professionally filed at their new destination in the digital employee file.
Yes. aemplic offers scanning options even after the initial inventory digitization, including "scan on demand": individual priority files are made available within 24 hours during an ongoing inventory digitization project. Newly digitized records are automatically uploaded to the digital employee file.
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