Pour Angela Gerau, responsable de la qualité de la paie chez Condor Flugdienst GmbH, les choses sont claires :
« La vérification des données de paie est une forme immédiate d'assurance qualité. Sans elle, les irrégularités dans la comptabilité des salaires peuvent trop facilement passer inaperçues. Les conséquences peuvent aller de l'insatisfaction des employés à des dommages financiers et à une atteinte à la réputation. »
Dans une entreprise comme Condor comptant plus de 5 000 employés, vérifier manuellement les irrégularités serait extrêmement chronophage pour la comptabilité des salaires. Ces erreurs ou irrégularités peuvent être modifiées. Parfois, une nouvelle configuration du système suffit pour avoir des effets imprévus sur la comptabilité des salaires. Cependant, les paiements incorrects sont rapidement contournés. La confiance s'érode et la crédibilité de la comptabilité des salaires est mise à mal.
Assurance qualité complète
Pour éviter que cela ne se produise, Condor s'appuie sur les outils d'audit Centric PLK, PLX, INF et VBT2. Ils constituent la base d'une assurance qualité complète en matière de comptabilité des salaires. Grâce à une documentation complète, toutes les informations pertinentes sont disponibles de manière compacte en un seul endroit.
Chaque outil possède une fonction spécifique et, en combinaison, crée un environnement d'audit robuste. Le PLK, le composant logique d'audit, et le PLX pour l'évaluation fonctionnent main dans la main. PLK effectue les contrôles effectifs de la comptabilité des salaires et des données de base et transfère les résultats à PLX, où les collègues chargés de la paie les traitent. Les outils d'audit permettent de définir des seuils qui avertissent d'une comptabilité rétroactive inhabituelle des salaires ou de paiements trop élevés ou trop bas avant d'être effectués. Cela permet d'y regarder de plus près et d'apporter des corrections si nécessaire, avant que la paie ne soit exécutée.
« L'utilisation du PLK/PLX a fait ses preuves au fil des ans et contribue de manière significative à la sécurité et à la sérénité du processus de paie »,
explique Angela Gerau.
INF et VBT2 pour des contrôles détaillés
Pour des tâches d'audit encore plus complexes, Condor utilise les outils spécialisés INF et VBT2. L'INF évalue les infotypes, les champs et le contenu des champs dans la gestion du personnel et permet de modifier individuellement et en masse les données de base des employés, soit par le biais de modifications directes, soit en créant des entrées par lots. Il fonctionne comme un filtre étendu. Par exemple, les utilisateurs peuvent identifier les employés en retraite partielle qui ont également des enfants, ce qui pourrait être pertinent pour des contrôles spécifiques dans le cadre de l'assurance dépendance.
L'outil de comparaison et de calcul VBT2 aide Condor à rechercher les infotypes manquants. Alors que l'absence d'infotypes de base tels que la sécurité sociale ou les impôts entraîne immédiatement des erreurs de paie, il existe d'autres infotypes importants ou spécifiques au client dont l'absence pourrait passer inaperçue. Chez Condor, VBT2 découvre de tels processus de configuration oubliés.
Communication claire et facilité d'utilisation
Il existe plusieurs fournisseurs d'outils d'audit. Ce que Condor apprécie chez Centric, c'est sa proximité particulière avec SAP. En d'autres termes, le fournisseur connaît en détail le système ERP, les données fournies et les mises à jour fournies par SAP et les prend en compte lors des contrôles. Cela garantit que les outils d'audit sont toujours à jour et compatibles avec les systèmes SAP.
« Contrairement au langage souvent technique de SAP, Centric fournit des descriptions compréhensibles des notes conçues spécifiquement pour les employés dans le domaine de la comptabilité des salaires. La formulation conviviale et les informations supplémentaires fournies, qui expliquent ce qui est contrôlé et pourquoi, rendent les outils particulièrement accessibles et efficaces, »
déclare Angela Gerau, responsable de la qualité et de la paie
Un autre avantage décisif pour les quelque dix employés du service des salaires est la clarté du libellé des notes. Angela Gerau souligne que les outils traduisent le langage technique souvent utilisé par SAP en descriptions avec lesquelles les employés de la paie peuvent travailler efficacement.
Ajustement individuel des règles d'audit
Les outils d'audit de Centric sont fournis avec des règles standard qui peuvent ensuite être adaptées individuellement. Condor a largement utilisé cette option. Les notes qui ne concernent pas l'entreprise, telles que les allocations familiales parce que Condor n'est pas une autorité publique, sont masquées. La duplication des contrôles déjà couverts par d'autres outils (procédures AAG, EEL, ÜV) est également évitée.
En outre, Condor et l'équipe du projet Centric ont établi des notes personnalisées, y compris des chèques pour les paiements excessivement élevés pour certains types de salaires et l'identification des employés exemptés de la sécurité sociale. Angela Gerau :
« Nos exigences spécifiques ont également été prises en compte dans le domaine des règles Midijob. Cela montre la réactivité de Centric et son orientation client. »
Le responsable de la qualité est au courant du problème fréquent lié au fait que les services informatiques et commerciaux parlent des langues différentes. Centric a comblé cette lacune en agissant en tant que traductrice et en résolvant les problèmes des clients rapidement et efficacement. Les contrôles automatisés permettent au service de la paie d'économiser beaucoup de temps et de ressources. Il est également bien préparé pour les audits réguliers effectués par des auditeurs externes, car le suivi et la correction des erreurs sont entièrement documentés. Cela crée de la confiance et confirme la haute qualité des processus de comptabilité des salaires.
