Ces rapports doivent toujours être revus et approuvés par plusieurs personnes :
un processus pertinent du point de vue de la sécurité, mais en même temps extrêmement long pour un sujet relativement moins critique,
explique Sebastian Adamek
auprès du service de l'administration des ressources humaines et de la paie de Vivawest Wohnen GmbH.
Étant donné que des contrôles tels que le principe des quatre yeux doivent également être appliqués à d'autres zones du système, l'idée est née de remplacer les contrôles manuels par un logiciel externe capable d'effectuer automatiquement des contrôles de plausibilité.
Nous voulions éliminer les commandes manuelles impliquant plusieurs personnes tout en réduisant le taux d'erreur. Après avoir mené une étude de marché, nous avons découvert Centric et ses produits PLK/PLX et MADAP. Ces solutions ont entièrement couvert nos exigences en matière de contrôles automatisés dès le départ.
Le PLK/PLX permet des contrôles de plausibilité dans le cadre du traitement de la paie. Vivawest utilise principalement les outils pour les processus liés à l'approbation, tels que les notes de frais de voyage ou la validation des indemnités de repas pour les employés des centres de service client. Ces allocations sont maintenues via l'Infotype SAP 14.
À la suite de transferts d'employés, il est fréquent que les employés continuent de percevoir des allocations alors qu'ils n'y étaient plus éligibles. Avec PLK/PLX, ces cas sont automatiquement identifiés, évitant ainsi les erreurs avant qu'elles ne se produisent.
MADAP est utilisé pour la validation des données de base sur le personnel et vérifie si les origines des régimes de retraite de l'entreprise correspondent aux missions organisationnelles réelles. Cela permet d'identifier et de corriger immédiatement les incohérences.
Ce contrôle effectué par le logiciel Centric est particulièrement important pour nous, car il permet d'éviter des erreurs importantes dans le calcul des pensions,
explique Sebastian Adamek.
Les outils d'audit ont été mis en œuvre entièrement à distance. Un exemple de processus, la validation des indemnités de repas, a été développé conjointement par Centric et l'équipe de Vivawest.
Le fournisseur a fourni une assistance complète lors de la mise en œuvre afin de garantir le succès du déploiement des outils. Même après la mise en service, Centric reste disponible en cas de problème et propose une assistance rapide,
Adamek souligne.
Les outils Centric sont fournis avec des règles de contrôle standard, que les clients peuvent adapter à leurs besoins spécifiques. Vivawest a revu chaque règle et a créé des règles supplémentaires pour refléter les politiques spécifiques de l'entreprise. « Cela nous a permis de réduire la complexité et de nous concentrer sur les aspects essentiels. Aujourd'hui, l'utilisation combinée des outils d'audit de Centric nous fournit une solution complète pour l'optimisation des processus et la validation des données de base du personnel. » Bien que PLK/PLX et MADAP soient des applications distinctes, leurs résultats sont consolidés au sein de PLK/PLX.
Les employés travaillent donc avec un journal unique contenant toutes les notifications pertinentes, ce qui permet un traitement efficace dans une interface unifiée. Les gains d'efficacité visés n'ont pas encore été quantifiés. Jusqu'à ce que le principe des quatre yeux soit complètement supprimé, les outils fonctionnent en parallèle avec les commandes manuelles pour garantir que rien n'est oublié. À compter de janvier 2026, les outils d'audit Centric contribueront de manière significative aux gains d'efficacité. Les contrôles de plausibilité automatisés éliminent les contrôles manuels, permettant aux employés d'effectuer des tâches directement dans le système, libérant ainsi du temps pour les activités principales de l'entreprise.
