Au cours de ses quarante années d'existence, V-LINE EUROPE GmbH n'a pas utilisé de solution RH en tant que telle. Une grande partie du travail a été réalisée à l'aide de feuilles de calcul Excel, tandis que le recrutement a été géré à l'aide d'un outil distinct. La comptabilité était (et est toujours) externalisée. Arne Hartmann, directeur mondial des ressources humaines et travaillant pour l'entreprise depuis mai 2019, déclare : « Notre objectif est de positionner V-LINE en tant qu'entreprise mondiale de manière encore plus professionnelle à l'avenir, y compris dans le domaine des ressources humaines, et d'améliorer les processus internes. » Par conséquent, la décision a été prise de mettre en œuvre la solution cloud SAP SuccessFactors. Cela permettra à V-LINE de regrouper tous les sujets relatifs aux ressources humaines de manière centralisée. « Un dossier numérique des employés et une solution permettant de créer des lettres de référence de manière standardisée et transparente sont parfaitement adaptés à cette stratégie », déclare Arne Hartmann.
L'équipe RH avait initialement suspendu le dossier numérique des employés en vue de la mise en œuvre de SAP SuccessFactors ; la création de processus de recrutement, d'intégration, de gestion de l'apprentissage et d'autres processus RH était initialement plus importante que la numérisation des documents existants. Au printemps 2021, les dossiers papier existants ont été convertis en format PDF et intégrés au dossier numérique des employés. Tous les nouveaux documents RH sont également transférés dans les dossiers numériques des employés à la date limite X.
Les deux produits (dossier numérique pour les employés et générateur de lettres de référence) proviennent de Centric ; au moment de leur achat par V-LINE, ils appartenaient toujours à EASY Software AG. V-LINE utilise la nouvelle solution pour générer des lettres de référence depuis l'été 2020. Il a été acheté par l'intermédiaire de metafinanz Informationssysteme GmbH, partenaire d'EASY et désormais de Centric, qui gère également l'intégralité du projet SAP SuccessFactors chez V-LINE. La mise en œuvre technique a été confiée à l'équipe de Centric.
Notre objectif est d'organiser V-LINE en tant qu'entreprise positionnée au niveau mondial de manière encore plus professionnelle à l'avenir, y compris dans le domaine des ressources humaines, et d'améliorer les processus internes. Une solution qui permet de créer des lettres de référence de manière standardisée et transparente s'inscrit parfaitement dans cette stratégie.
Arne Hartmann, directeur mondial des ressources humaines
Le logiciel fournit des modules de texte prêts à l'emploi et personnalisables
Dans le passé, si une lettre de référence devait être créée, un modèle était d'abord envoyé au responsable, qui décrivait les tâches et une brève évaluation de l'employé. Le service des ressources humaines a ensuite dû tout recopier et s'est donné beaucoup de mal pour trouver le libellé approprié à partir de références anciennes ou même de modèles de livres.
Le logiciel propose désormais plusieurs modules de texte pour chacune des différentes catégories (expertise, formation continue, compréhension, capacité de réflexion et de jugement, volonté de performance, etc.), qui n'ont qu'à être assemblés. Ces modules peuvent toujours être adaptés individuellement par V-LINE. Afin d'ajouter une dimension de conception individuelle supplémentaire au processus standardisé, Centric a également pris en compte les commentaires de V-LINE sur l'amélioration du produit et a ajouté une option d'exportation Word vers le produit en tant que fonctionnalité supplémentaire. Cela permet désormais d'insérer des phrases individuelles ou des formulations individuelles entre les modules de texte préfabriqués. « Nos suggestions d'ajouts ont toujours été bien accueillies par Centric », se réjouit Arne Hartmann.
Les choses doivent se dérouler
Isabelle Hutschenreuter, généraliste des ressources humaines chez V-LINE : « Même lors de la création des différents types de références (comme la référence finale ou la référence intermédiaire), nous sélectionnons l'employé directement depuis SAP SuccessFactors ; avec cette approche, toutes les données personnelles figurent déjà automatiquement dans le document. » Le responsable a préalablement envoyé la description du poste par e-mail ; il ne reste plus qu'à la copier dans le champ de texte libre prévu à cet effet. « Ensuite, nous sélectionnons les modules de texte appropriés à chaque cas, de manière à ce qu'ils s'intègrent parfaitement sur le plan stylistique. » Cela donne au document un bon flux de lecture. Enfin, le libellé de clôture approprié peut être sélectionné en fonction du motif de résiliation.
Une lettre de recommandation dans les 30 minutes
Avec cette méthode, une lettre de référence significative peut être générée avec la bonne structure et dans la langue souhaitée en 30 minutes. « L'ensemble du processus est transparent et a été considérablement raccourci », déclare Isabelle Hutschenreuter. « Aujourd'hui, lorsqu'un superviseur ou un employé nous demande une lettre de recommandation, il l'a sur son bureau deux jours plus tard. » Dans le passé, lorsqu'il était créé via Microsoft Word, cela prenait plus de temps simplement en raison des suivis constants par e-mail. Le risque d'erreurs était également plus élevé, les passages de texte n'étaient pas corrects rétrospectivement, etc.
En 30 minutes, la solution de Centric peut produire une lettre de référence significative avec la bonne structure et dans la langue souhaitée. L'ensemble du processus est transparent et a été considérablement raccourci.
Isabelle Hutschenreuter, administratrice des ressources humaines chez V-LINE
Les représentants du personnel soutiennent la nouvelle procédure
Les représentants du personnel de V-LINE ont accueilli favorablement le projet de « génération automatique de lettres de référence » dès le début. Après tout, cela fonctionne dans l'intérêt des employés, qui n'ont pas à attendre longtemps pour obtenir leurs lettres de recommandation, comme c'est le cas dans de nombreuses autres entreprises. En outre, la standardisation lors de la création du texte permet également une meilleure comparabilité, grâce à des formulations claires.
Centric ajoutera bientôt un processus d'approbation à SAP SuccessFactors. Sur le papier, le flux de travail est déjà en place : le responsable reçoit une tâche dans son application de tâches pour évaluer un employé dans le but de générer une lettre de recommandation et, en parallèle, un formulaire d'évaluation. Le responsable remplit le formulaire d'évaluation, qui est ensuite automatiquement envoyé au service des ressources humaines, où la lettre de référence est créée et imprimée après vérification par le responsable. La référence est ensuite envoyée directement au dossier numérique des employés sous forme de fichier, ce qui constitue une étape supplémentaire dans l'optimisation de la gestion moderne des ressources humaines chez V-LINE EUROPE GmbH.
