Des processus de gestion du personnel à l'épreuve des audits au sein du groupe UNIQA
Le département des ressources humaines d'Uniqa Group, une compagnie d'assurance autrichienne, a introduit un système de contrôle interne (ICS) pour SAP HCM de Centric et occupe donc une position idéale pour les audits internes et externes.
Avertissement relatif à la publication
Certains de nos webinaires et exemples de réussite portent toujours le nom Centric. Ils ont été créés avant notre changement de nom en aemplic, mais le contenu, les solutions et les expériences clients restent tout aussi pertinents aujourd'hui.
La division People du groupe UNIQA crée environ 5 500 fiches de paie avec SAP HCM pour les sociétés du groupe en Autriche. Avant l'introduction des outils Centric, les salaires étaient vérifiés manuellement selon le principe du double contrôle, complété par des contrôles de plausibilité aléatoires. Les employés du siège social et des entreprises ont tenu des listes Excel individuelles pour documenter les routines de contrôle et les modifications.
Système de contrôle interne au lieu de listes Excel, étroitement intégré à SAP HCM
La mission du groupe UNIQA était de mettre en place un système de contrôle interne qui garantirait un audit complet et une documentation transparente et transparente des processus d'audit. Barbara Binder, experte en matière de personnes responsables, avait déjà eu de bonnes expériences avec les outils d'audit et de conformité de Centric chez son ancien employeur et les cite comme des avantages majeurs :
Les outils de Centric sont faciles à utiliser et étroitement intégrés à notre système SAP HCM de base.
Barbara Binder, experte en ressources humaines, Uniqa Group
La facilité d'adaptation des solutions de Centric était également importante pour le groupe d'assurance. Étant donné que le groupe UNIQA réunit différentes entreprises sous un même toit, de nombreuses réglementations spéciales élaborées depuis longtemps, telles que les droits à rémunération individuels des entreprises, doivent être prises en compte dans le système de contrôle. Outre un large éventail de champs de données et d'informations provenant de SAP HCM, la comptabilité des salaires inclut également des informations provenant de SAP SuccessFactors, qui doivent également être intégrées aux contrôles.
L'adaptabilité comme avantage des outils de vérification SAP
Les experts en ressources humaines voient donc un avantage significatif dans le fait qu'ils peuvent définir leurs propres règles de contrôle individuelles dans le système de contrôle Centric, y compris les contrôles des données de base dans SAP HCM et SAP SuccessFactors.
Le groupe UNIQA a également conçu son propre système de contrôle individuel en combinant les modules de la série Centric Audit & Compliance Tools. Les outils PLK_AT et PLX sont utilisés comme système de base pour l'audit des salaires en Autriche. En outre, il existe le programme d'audit des données de base MADAP pour la vérification des données de base, l'outil de révision des paiements sortants REV et LGA pour le traitement et l'assurance qualité des types de salaires.
Le système enregistre le processus d'audit
L'audit des salaires est géré de manière centralisée depuis Vienne. Jusqu'à 25 employés de People dans toute l'Autriche sont impliqués dans ce processus. Les règlements intérimaires et les contrôles correspondants ont lieu chaque semaine. Les employés de People reçoivent ensuite leurs notes à traiter dans l'interface utilisateur de PLX. Alors que le processus de contrôle décentralisé était autrefois presque impossible à gérer, la direction de People AT à Vienne dispose désormais d'un aperçu actualisé de l'état du traitement des notifications à tout moment. L'ensemble de la procédure de contrôle et de traitement est documenté dans le système à des fins d'audit. Barbara Binder rapporte :
Au lieu d'effectuer des recherches laborieuses dans des listes Excel, nous pouvons désormais voir dans le système de contrôle Centric en un clic qui a effectué quelles étapes de traitement et à quel moment.
Barbara Binder, experte en ressources humaines, Uniqa Group
Pour personnaliser le système de contrôle interne de l'entreprise, l'équipe centrale chargée des ressources humaines a d'abord examiné les règles de vérification fournies dans PLK et a désactivé celles qui n'étaient pas obligatoires. Aujourd'hui, les experts de People cartographient les règles de contrôle individuelles, telles que la déduction fiscale « bonus familial plus », principalement dans l'outil de vérification des données de base MADAP.
Sécurité grâce à l'automatisation du contrôle des rémunérations dans SAP
Lors des contrôles, MADAP découvre d'éventuelles incohérences dans les données de base et les infotypes au sein de HCM ou entre HCM et SuccessFactors, garantissant ainsi l'harmonisation des données et des structures. Josef Mayer, chef d'équipe responsable de la paie au sein du groupe UNIQA, déclare :
La logique de contrôle des outils intelligents de Centric nous a permis d'améliorer de manière significative la qualité de nos données de paie et de base.
Josef Mayer, chef d'équipe responsable de la paie, UNIQA Insurance Group AG
Barbara Binder confirme l'efficacité et la qualité accrues grâce à l'automatisation. Elle souligne que le principe de double contrôle contrôlé par le système pour des paiements plus élevés est particulièrement utile. Les greffiers donnent également des commentaires positifs car ils se sentent en sécurité à la date de clôture. Ils signalent que le contrôle automatique révèle des incohérences et des risques auxquels ils n'auraient jamais pensé auparavant. Avec seulement quinze minutes de plus de temps de contrôle et de traitement par semaine qu'auparavant, les employés bénéficient désormais d'une sécurité maximale.
Support centralisé fiable
Le projet suivant mentionné par les experts en ressources humaines était la réconciliation des données entre SAP HCM et SuccessFactors afin d'harmoniser davantage les données de base. L'équipe People centrale est désormais bien familiarisée avec le logiciel et peut effectuer les ajustements et les étapes d'extension en grande partie de manière indépendante. L'équipe People a eu de bonnes expériences avec l'assistance de Centric et a toujours reçu une réponse rapide de la part de contacts compétents.
Grâce aux outils Centric, nous avons mis en place des processus standard à l'échelle de l'entreprise pour vérifier la comptabilité des salaires et les données de base, documentés de manière à résister aux audits internes et externes.
Josef Mayer, chef d'équipe responsable de la paie, UNIQA Insurance Group AG
Au lieu d'effectuer des recherches laborieuses dans des listes Excel, nous pouvons désormais voir dans le système de contrôle Centric en un clic qui a effectué quelles étapes de traitement et à quel moment.