Solutions de gestion des documents RH : Sortimo optimise l'efficacité et les coûts
Le fabricant d'équipements automobiles Sortimo a remplacé son système numérique de fichiers personnels existant par Centric Employee File et Centric Payslip Box. La transition s'est déroulée sans heurts et, grâce à une technologie moderne associée à SAP SuccessFactors, Sortimo réalise d'importantes économies de coûts opérationnels.
Avertissement relatif à la publication
Certains de nos webinaires et exemples de réussite portent toujours le nom Centric. Ils ont été créés avant notre changement de nom en aemplic, mais le contenu, les solutions et les expériences clients restent tout aussi pertinents aujourd'hui.
La transition s'est déroulée sans heurts et, grâce à une technologie moderne associée à SAP SuccessFactors, Sortimo réalise d'importantes économies de coûts opérationnels.
Le service des ressources humaines de Sortimo utilise une solution de classement numérique depuis des années. Cependant, le système obsolète était encombrant et coûteux à exploiter, d'où la nécessité de le remplacer par un système moderne.
L'une des principales exigences de la nouvelle solution était une intégration étroite avec SAP SuccessFactors et un contrôle aisé par le service des ressources humaines. En prenant en charge l'administration interne, l'équipe des ressources humaines visait à réduire le temps et les coûts associés à l'ancien système rigide, qui nécessitait des mises à jour fréquentes de la part du fournisseur du logiciel.
Un retour sur investissement rapide prouvé dans le cadre d'une analyse de rentabilisation
C'est en tenant compte de ces exigences que l'équipe du projet a rapidement identifié Centric Employee File. Selon le directeur des ressources humaines Wolfgang Holzmüller, il s'agit de la solution la mieux intégrée pour SuccessFactors disponible sur le marché. Associée à Centric Payslip Box, qui donne aux employés un accès simple et sécurisé à leurs relevés de paie, la solution a répondu à toutes les attentes de l'équipe RH. L'analyse de rentabilisation, qui a révélé un retour sur investissement rapide pour Sortimo, a joué un rôle majeur. Holzmüller note : « Avec Centric, nous disposons d'une solution moderne et conviviale qui sera rentable, y compris les coûts du projet, en deux ans. »
Avec Centric, nous disposons d'une solution moderne et conviviale qui sera rentabilisée, coûts du projet inclus, en deux ans.
Wolfgang Holzmüller, directeur des ressources humaines, Sortimo International GmbH
Coûts d'exploitation réduits
L'analyse de rentabilisation prévoyait une baisse significative des coûts de fonctionnement par rapport à l'ancien système. La réduction du recours à des consultants externes et à des prestataires de services pour l'administration et la personnalisation du système contribue grandement à une efficacité accrue et à des économies de coûts.
Les employés bénéficient également d'une disponibilité accrue des documents. Étant donné que la période de stockage des relevés de paie et des certificats fiscaux dans Payslip Box a été prolongée de 12 à 36 mois, l'équipe des ressources humaines s'attend à une réduction sensible des demandes de documents plus anciens.
Plus de 300 000 documents RH ont été migrés avec succès
L'une des tâches clés de la transition du système a été la migration des documents existants. Sortimo tient les dossiers du personnel d'environ 1 100 employés actifs. Plus de 300 000 documents numériques ont été transférés avec succès de l'ancien système cloud vers un serveur interne, puis vers le système Centric. La structure des documents est restée en grande partie intacte après avoir été modernisée et alignée sur les politiques de conservation mises à jour par l'équipe des ressources humaines.
Déploiement facile pour Centric Employee File et Centric Payslip Box
Sortimo utilise désormais les modules Centric Employee File et Payslip Box en tant que solution entièrement intégrée. Grâce à l'intégration étroite avec Employee Central dans SuccessFactors, la mise en œuvre a été rapide et fluide. Les données clés, telles que les droits d'accès des employés, sont automatiquement transférées depuis le système SAP et immédiatement utilisables dans Centric.
Le directeur des ressources humaines Wolfgang Holzmüller fait l'éloge de cette collaboration :
La gestion de projet par les consultants dévoués de Centric a été excellente.
Le déploiement de Payslip Box à l'échelle de l'entreprise et la première distribution en direct des relevés de paie se sont également déroulés sans heurts. Faute de temps, l'équipe a sauté une phase de test et s'est lancée directement. Les employés ont été informés par le biais d'une formation interne à la direction et d'un bulletin d'information de l'entreprise. Pour accéder à leurs documents, il leur suffisait de se connecter avec leur date de naissance et leur numéro d'identification fiscale.
Avantages quotidiens
Une dizaine de professionnels des ressources humaines et 50 responsables utilisent le dossier personnel numérique. Les responsables ne voient que les documents de leurs départements respectifs. Les droits d'accès hiérarchisés permettent au service des ressources humaines de se conformer pleinement au RGPD tout en accordant à la direction un accès sécurisé et conforme à la confidentialité aux dossiers du personnel. Cela se traduit par des flux de travail efficaces et sécurisés et une diminution significative des demandes relatives aux ressources humaines.
L'équipe des ressources humaines note des avantages supplémentaires au quotidien :
L'intégration dans SuccessFactors est très pratique. Il n'y a qu'un seul point d'accès et l'interface est facile à utiliser.
L'amélioration des rapports et les visualisations utiles sous forme de graphiques sont également bien accueillies.
L'administration interne permet d'économiser du temps et de l'argent
Les attentes en matière de contrôle interne du système ont également été satisfaites. Grâce à une plus grande indépendance vis-à-vis des consultants externes, l'équipe RH peut désormais modifier elle-même la structure des dossiers et les autorisations d'accès, ce qui permet de gagner du temps et de l'argent. L'accès facile et sécurisé aux documents permet également aux employés et aux responsables de disposer de davantage d'options en libre-service, permettant aux RH de se concentrer sur leurs processus de base.
La solution Centric nous permet de réduire considérablement nos coûts d'exploitation et de bénéficier d'une plus grande flexibilité en matière de personnalisation et d'administration internes.
Wolfgang Holzmüller, directeur des ressources humaines, Sortimo International GmbH
L'intégration dans SuccessFactors est très pratique. Il n'y a qu'un seul point d'accès et l'interface est facile à utiliser.