GV Management : un groupe de logistique automatise la création de documents sur SAP

Document Builder : un outil intelligent pour un groupe d'entreprises en pleine croissance

Ce qui manquait encore au réseau de l'entreprise, c'était une solution intelligente pour le traitement des dossiers des employés. Par exemple, la rédaction des contrats de travail a constitué un problème majeur. Lorsque le groupe retenu comptait de nombreux nouveaux employés, le traitement manuel s'est avéré trop long et sujet aux erreurs. Il était également difficile de s'assurer que tous les sites utilisaient toujours les derniers modèles de documents, qui devaient être conformes à l'identité de l'entreprise (CI) et légalement à jour. Le groupe recherchait donc un outil fiable et facile à utiliser pour la création automatique de documents.

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Les solutions Centric sont étroitement intégrées à SAP SuccessFactors

Le fournisseur de services SAP qui avait mis en œuvre SAP SuccessFactors chez GV Management a recommandé Document Builder de Centric. La solution répondait à toutes les exigences de l'équipe RH en charge, comme l'explique Steffi Saur, responsable des ressources humaines du projet :

Document Builder est simple, efficace et parfaitement intégré à SAP SuccessFactors.

Steffi Saur, responsable des ressources humaines, GV Management GmbH

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Grâce à Centric Document Builder, les employés des ressources humaines peuvent continuer à travailler avec des modèles et des documents Microsoft Word comme d'habitude. Les données de base et les autres informations requises sont automatiquement importées dans les documents depuis SAP SuccessFactors. Cela permet d'accélérer le traitement et de réduire considérablement le risque d'erreur. Par exemple, les données des nouveaux employés ne sont désormais saisies qu'une seule fois dans SAP SuccessFactors, puis intégrées automatiquement dans les documents pertinents. Même les noms étrangers sont toujours orthographiés correctement. Les employés des ressources humaines peuvent également créer des contrats de travail, avec toutes les pièces jointes associées, en appuyant simplement sur un bouton.

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Sûr et conforme : travailler avec Document Builder

Les entreprises de logistique exploitent leurs propres systèmes de classement individuels sur leurs propres serveurs. Les modèles de documents créés dans Document Builder ne sont plus stockés dans les mêmes emplacements distribués qu'auparavant ; ils sont stockés de manière centralisée sur GV Management. Les employés des différents sites peuvent désormais accéder aux modèles de documents à tout moment et n'ont pas à attendre les e-mails du siège social. Cela permet aux responsables des ressources humaines de travailler de manière beaucoup plus indépendante et signifie que les documents gérés de manière centralisée sont toujours standardisés et à jour.

Les entreprises n'ont accès qu'aux documents dont elles ont besoin elles-mêmes. Le service central des ressources humaines contrôle les droits d'accès de manière indépendante dans le système de gestion des autorisations SAP SuccessFactors, facile à comprendre. Le fait que le département ait désormais le contrôle constitue un avantage important pour la responsable des ressources humaines Steffi Saur. Elle le confirme : « Centric permet à ses clients de travailler de manière indépendante. »

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Bonne coopération avec Centric

L'équipe des ressources humaines s'est sentie bien soutenue par Centric pendant la phase de mise en œuvre. Le projet a duré environ trois mois, y compris la formation, depuis les premiers ateliers et la conception de nouveaux processus documentaires jusqu'à la mise en ligne. L'accent a été mis sur la collecte, l'évaluation et la normalisation de tous les documents existants. Les consultants de Centric ont utilisé leur expertise technique pour rationaliser l'ensemble du système documentaire et ont fourni de précieux conseils sur la conception et le contenu des documents. Steffi Saur souligne :

Centric est professionnel et il est très facile de travailler avec Centric, tant sur le plan technique que sur le plan des méthodes. Nous attendions avec impatience chaque rendez-vous avec les consultants.

Steffi Saur, responsable des ressources humaines, GV Management GmbH

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Large acceptation sur tous les sites

Comme ce sont les différents sites qui ont initialement demandé une solution de documentation numérique, les responsables des ressources humaines l'ont très bien acceptée. Ils ont eu de nombreuses idées pour créer des documents, tels que des lettres d'employés ou des certificats pour l'ensemble du groupe. La facilité d'utilisation de Document Builder a également contribué à ce haut niveau d'acceptation. Les nouveaux employés des services des ressources humaines peuvent y travailler rapidement, et les nouvelles entreprises rejoignant le groupe logistique en pleine croissance sont également faciles à intégrer dans le système.

Sandra Siemann, responsable de l'équipe chargée de la paie, cite également la standardisation à l'échelle du groupe, qui garantit des documents et un contenu exempts d'erreurs, conformes à la CI et à la législation, comme une valeur ajoutée clé :

Grâce à la standardisation, nous assistons à une augmentation considérable de la qualité.

Sandra Siemann, chef d'équipe chargée de la comptabilité des salaires, GV Management GmbH

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L'automatisation a également considérablement accéléré le traitement des documents. À l'avenir, l'équipe de GV Management souhaite activer le contrôle des flux de travail de Document Builder et intégrer des capacités de signature numérique afin de mieux utiliser le potentiel des processus guidés par le système.