Il y a quelques années, Brückner Maschinenbau a introduit une solution de classement numérique pour les employés. Cependant, le système devait être remplacé par une solution plus moderne car il n'était plus entretenu, était difficile à utiliser et n'était pas conforme aux normes d'audit. Lors de la recherche de fournisseurs, le service informatique est tombé sur Centric. Katharina Lamprecht, spécialiste des ressources humaines chargée du projet de migration, explique pourquoi Centric les a impressionnés lors des réunions suivantes :
« Centric s'est présentée comme un partenaire moderne centré sur les clients et l'avenir. C'est pourquoi nous avons choisi Centric. »
Dès le début, l'équipe des ressources humaines souhaitait bien plus qu'un simple changement de système. Leur objectif déclaré est le suivant : « Nous voulons passer à la dématérialisation ». Centric a répondu à ces attentes en tant que partenaire fiable en matière de logiciels et de mise en œuvre tout au long de cette aventure. En 2023, l'entreprise a lancé la solution Centric Employee File ; elle a ajouté d'autres produits Centric les années suivantes à la suite d'une expérience pratique positive.
Technologie pérenne basée sur SAP
Les chefs de projet en ont appris davantage lors des Centric Customer Days annuels et ont décidé de mettre en œuvre les outils d'audit et de conformité PLX/PLK et MADAP en 2024, ainsi que Document Builder en 2025.
L'équipe des ressources humaines envisage également Reference Letter, un produit de génération de références, comme ajout potentiel. Katharina Lamprecht note :
« Nos objectifs avec les produits Centric sont l'optimisation des processus, les économies de temps et d'argent, la convivialité et la conformité aux audits. »
Les outils Centric sont intégrés à SAP HCM de Brückner Maschinenbau.
Le service RH central du site de Siegsdorf est déjà en train de passer à SAP SuccessFactors et pourra continuer à utiliser les produits compatibles de Centric dans le nouvel environnement cloud. Le département des ressources humaines utilise les outils pour Brückner Maschinenbau GmbH ainsi que pour les sociétés sœurs qu'il soutient, à savoir Brückner Servtec GmbH et Brückner Corporate Services GmbH. Au total, environ 3 200 dossiers actifs et inactifs sont gérés dans Centric Employee File.
Mise en œuvre rapide et sécurisée
Les outils de Centric relatifs aux dossiers des employés, au générateur de documents et à l'audit et à la conformité ont été déployés au cours des trois années suivantes, conformément au plan. À chaque fois, Centric a soutenu l'équipe lors de la mise en œuvre et a organisé des sessions de formation. Katharina Lamprecht met en avant l'exécution professionnelle des projets et la collaboration constructive :
« Le projet avec Centric s'est parfaitement déroulé. Les sessions de formation étaient également bien structurées, faciles à comprendre et pratiques. »
Les bases solides, telles que la définition des processus et des structures de fichiers lors du déploiement de Employee File, ont contribué de manière significative à la réussite de la mise en œuvre. Par conséquent, la migration des fichiers de l'ancien système vers la nouvelle solution s'est également déroulée sans heurts. Une fois l'ancienne structure de fichiers mappée à la nouvelle, le volume important de données a été téléchargé et importé proprement dans l'environnement Centric.
Document Builder accélère les processus
Avec Centric Employee File, Brückner Maschinenbau dispose d'une solution cloud moderne, facile à utiliser et sécurisée développée sur la SAP Business Technology Platform et parfaitement intégrée à SAP. En 2025, elle a lancé Centric Document Builder, le complément idéal pour les processus documentaires numérisés. Toutes les lettres et lettres types précédemment créées, classées, distribuées ou envoyées manuellement sont désormais générées numériquement. Des fonctionnalités telles que l'importation automatique des données de base depuis SAP et l'utilisation de modèles standardisés avec des modules de texte prêts à l'emploi permettent de gagner du temps et d'éviter les erreurs.
Brückner Maschinenbau utilise Document Builder, y compris la fonction de signature électronique, et a cartographié les processus d'approbation dans le flux de travail. Cela a également permis de réduire les délais de traitement des lettres standard, car les signataires peuvent désormais approuver et signer des documents même lorsqu'ils sont en déplacement. En conséquence, le service des ressources humaines a considérablement augmenté les vitesses de traitement des documents. La création assistée par le système, les modèles standardisés, les processus de signature numérique et le classement et l'envoi automatisés des documents rendent ces processus beaucoup plus rapides et plus sûrs.
Traitement de la paie conforme aux audits
L'équipe RH utilise les outils de contrôle PLX/PLK depuis 2024 pour valider les relevés de paie et gérer les données de base. Alors que tous les relevés de paie étaient autrefois vérifiés individuellement par le personnel de paie, cela se fait désormais dans le système via des messages d'erreur générés automatiquement. L'outil de vérification des données de base MADAP permet également de vérifier les documents numériques, par exemple les changements d'adresse ou les modifications apportées aux contrats de travail, et fournit des preuves documentées que le principe des quatre yeux a été respecté.
À l'avenir, le MADAP sera également utilisé pour vérifier les documents comptables.
Les outils d'audit et de conformité soutiennent également l'équipe des ressources humaines lors des audits réalisés par des parties externes. Pour les membres du personnel, il est important que le système soit également reconnu par les auditeurs. Katharina Lamprecht résume :
« Les outils de Centric facilitent notre travail quotidien, améliorent nos processus et améliorent la qualité de nos résultats. »
