Dans le cadre de la version estivale 2025, Centric Cloud Solutions introduit avec son API ePost une nouvelle fonctionnalité pour la livraison automatique de documents par courrier. L'intégration d'ePost dans Payslip Box Plus permet de délivrer physiquement des documents liés à la paie tels que des relevés, des certificats ou des lettres de bienvenue directement depuis l'application cloud, conformément au RGPD, de manière automatisée et sans interruption des supports.
« Nous savons qu'un petit nombre d'utilisateurs préfèrent toujours recevoir des documents tels que des bulletins de paie par courrier », explique Hans-Peter Hess, directeur général de Centric Cloud Solutions. « Grâce à l'intégration d'ePost, nous offrons aux entreprises encore plus de flexibilité en matière de numérisation des ressources humaines. Ils peuvent numériser leurs processus documentaires de bout en bout tout en s'assurant que des exceptions sont possibles sans que le département des ressources humaines n'ait à effectuer des tâches manuelles. »
Au cœur de cette extension se trouve une nouvelle application permettant de configurer et de gérer des modèles de lettres. Les entreprises peuvent y stocker de manière centralisée le papier à en-tête, l'expéditeur et l'objet, ainsi que les modules de texte. En option, un code QR peut être intégré au modèle, qui, selon le cas d'utilisation, renvoie à la page de connexion ou directement à la Payslip Box.
Des processus d'envoi efficaces, même pour les lettres
« L'envoi de lettres peut être activé ou désactivé individuellement pour chaque boîte de fiche de paie. Ceci est contrôlé à deux niveaux : à la fois au niveau du type de document concerné et au niveau de la boîte elle-même. Les documents destinés à l'envoi sont collectés, accompagnés d'une feuille de couverture et transférés ultérieurement vers ePost via Centric Employee File. Cela garantit que les processus d'envoi sont regroupés et traçables de manière efficace.
Une caractéristique particulière est la possibilité de créer et d'envoyer automatiquement des lettres de bienvenue avec des codes d'activation lorsqu'une nouvelle boîte de paie est créée. La condition préalable est que les utilisateurs de mots de passe soient sélectionnés par lettre et que les données d'adresse soient incluses dans l'importation. Cela permet un processus d'intégration fluide, même pour les employés qui ne possèdent pas encore d'adresse e-mail professionnelle.
L'intégration d'ePost est également prévue pour d'autres solutions de documentation RH
La logique de distribution prend en compte, entre autres, le format PDF, l'état d'activation de la boîte, l'attribution du type de document et les répétitions. Le délai jusqu'à l'expédition effective peut être configuré en fonction des besoins du client. De plus, de nouvelles options de filtre sont disponibles pour identifier les boîtes présentant des doublons potentiels et les fusionner si nécessaire. Dans le cadre des prochaines versions, Centric prévoit de rendre l'intégration de la poste électronique disponible dans d'autres solutions de documentation RH, telles que le fichier personnel numérique Centric Employee File et Centric Document Builder.
