Les flux de documents RH reposent sur la précision. Qui est autorisé à consulter quels fichiers ? Quels documents s'adressent à quel public ? Qui a modifié un modèle ? Et comment gérer un flux de travail afin qu'il ne ralentisse pas les opérations quotidiennes mais qu'il réduise réellement la charge de travail ? Avec la version estivale 2026, aemplic propose de nouvelles solutions pour relever ces défis.
Les dernières améliorations apportées à aemplic Employee File, aemplic Document Builder, aemplic Payslip Box Plus et aemplic Reference Letter rendent les processus documentaires RH numériques plus flexibles, transparents et plus faciles à gérer. Ces améliorations sont basées sur les nouvelles fonctionnalités introduites dans la version estivale 2026.
Gestion simplifiée des publics cibles
L'un des points forts de cette version se trouve dans aemplic Employee File : les équipes RH peuvent désormais gérer de manière centralisée des groupes de personnes dans la gestion des employés. De nombreux processus RH nécessitent des groupes cibles clairement définis, tels que des pays spécifiques, des unités organisationnelles, des responsables, des équipes ou des combinaisons de ceux-ci. Grâce aux nouveaux groupes de personnes, les entreprises peuvent créer de tels groupes cibles une seule fois, puis les utiliser pour les autorisations, les conditions de rôle ou les processus. Un groupe peut inclure des employés directement affectés, des filtres dynamiques et des sous-groupes supplémentaires. Le système empêche automatiquement les saisies en double et les structures de groupes cycliques. Les organisations plus grandes et structurées au niveau international, en particulier, peuvent ainsi définir leurs concepts de rôle et d'autorisation avec une précision nettement plus grande.
La recherche de personnes devient également plus pratique pour un usage quotidien. Dans de nombreuses applications aemplic Employee File, le système affiche désormais des informations supplémentaires sur une personne. Cela permet de distinguer plus facilement les employés portant des noms similaires ou identiques. Les informations affichées peuvent être configurées en fonction de la langue.
Classez les documents plus rapidement et plus efficacement
Cette version réduit également le nombre de clics requis pour la gestion quotidienne des documents. Le complément Outlook peut désormais fusionner les e-mails et les pièces jointes en un seul PDF, à la fois lors du classement direct dans le dossier de l'employé et lors du transfert à des fins d'indexation. Lors de l'importation ou du téléchargement manuel de documents PDF signés, aemplic Employee File reconnaît également la date de signature et l'enregistre dans les métadonnées du document. Dans la fiche de l'employé, la date apparaît directement dans les détails du document.
À l'avenir, les entreprises pourront définir des filtres pour exporter des documents d'aemplic Employee File vers aemplic Payslip Box Plus. Cela leur permet de limiter spécifiquement l'ensemble de documents à exporter, par exemple aux employés d'un pays donné ou en fonction d'autres attributs des employés.
Générateur de documents : brouillons, journalisation administrative et contrôle amélioré des modèles
Dans aemplic Document Builder, la version estivale se concentre principalement sur deux domaines : la collaboration et la traçabilité. La nouvelle journalisation des administrateurs fournit aux administrateurs un journal d'audit centralisé. Il affiche les modifications apportées aux modèles de documents, aux modules de texte, aux mappages d'espaces réservés, aux rôles, aux balises et aux paramètres du client. Pour chaque modification, le système enregistre l'heure, l'utilisateur et la modification. Cela permet de savoir plus facilement qui a travaillé sur quelle configuration.
Une autre nouveauté est la possibilité de travailler avec des brouillons de documents. Les processus peuvent générer automatiquement un brouillon de document. La personne responsable ouvre le brouillon via une tâche, le modifie dans le Compositeur de documents, puis le renvoie au processus électronique. La gestion des modèles a également été améliorée. À l'avenir, les modèles non valides afficheront un message d'avertissement. Cela réduit le risque que des modèles non valides passent inaperçus avant le début de la création du document.
Meilleure intégration avec les processus du système de courrier et des ressources humaines
Cette version apporte également des améliorations au niveau des intégrations. Une nouvelle étape du processus permet de transférer les documents PDF générés dans le Document Builder directement vers le traitement ePost. Cela signifie qu'un document ne doit pas nécessairement être enregistré dans le dossier de l'employé avant le début du processus d'envoi. Les espaces réservés multilingues rationalisent davantage les processus. aemplic transmet les espaces réservés, y compris les traductions disponibles, aux processus en aval. Par conséquent, les entreprises n'ont plus besoin de gérer des processus distincts pour chaque langue.
Des autorisations plus détaillées dans Payslip Box Plus et des processus plus clairs dans la lettre de référence
Dans aemplic Payslip Box Plus, aemplic sépare encore plus clairement les tâches administratives. L'application de gestion Payslip Box Plus est désormais disponible en tant qu'autorisation distincte. Le personnel des ressources humaines peut l'utiliser pour effectuer des tâches administratives spécifiques sans disposer de droits administratifs complets ni d'accès au contenu des documents.
La synchronisation des rôles dans Microsoft Graph fonctionne également de manière plus fluide. Si un groupe d'utilisateurs externe supprime un utilisateur, l'importation suivante supprimera également les rôles synchronisés associés. Cela permet d'éviter les attributions de rôles obsolètes, telles que celles relatives aux anciens droits d'administrateur. Dans aemplic Reference Letter, l'étape du processus « Créer une référence » vous permet désormais de contrôler si les options de paragraphe apparaissent lors de l'évaluation des employés. Cela permet aux entreprises de simplifier l'interface en fonction de leur processus et de se concentrer sur les entrées réellement nécessaires.
Publiez avec un objectif clair
Avec la version estivale 2026, aemplic renforce son engagement en faveur d'une intégration approfondie de la gestion des documents RH dans les environnements SAP et des systèmes RH, de manière sécurisée, transparente et conforme au travail quotidien des services RH modernes.
